EDF revoluciona su gestión de las garantías en menos de seis meses

Docenas de filiales, garantías en muchos países enviadas desde numerosas estructuras. En estas circunstancias, ¿cómo optimizar y asegurar la gestión de las garantías en todo el grupo? Relato del ambicioso proyecto de Fairways Guarantees realizado con EDF.

«Al principio, teníamos dos problemas fundamentales con la gestión de las garantías», explica a continuación Jérémy Roublique, responsable del polo Relaciones Bancarias y Financiación Intragrupo en la Tesorería Grupo EDF. «Primero, debíamos encargarnos del saldo pendiente de las garantías, muy importante para el grupo EDF, y con un número de garantías cada vez mayor. Y segundo, gestionamos numerosas comisiones bancarias que se facturan de nuevo a nuestras filiales y nuestras unidades operativas», continua el responsable EDF. Un rompecabezas cuando tenemos que centralizar esta gestión con tablas Excel.

Lejos de contentarse con esta situación, los equipos de Jérémy Roublique buscan entonces una herramienta para optimizar los procesos entre las filiales y consolidar la visión global del Grupo.

Encontrar una herramienta de gestión de las garantías adaptada a las necesidades de EDF

EDF hace entonces una licitación y selecciona siete editores del mercado. Entre ellos, seleccionan dos soluciones: «Buscábamos una solución multilingüe, ergonómica y en modo SaaS, para un despliegue fácil de la herramienta en el grupo, y un mantenimiento asegurado», relata Jérémy Roublique. Muy pronto, la solución Fairways Guarantees se destaca: «Sobre los puntos de la ergonomía y del control, el programa de Finance Active se impuso rápidamente. Además, estábamos en contacto con responsables de Areva, que ya habían probado Fairways Guarantees y que estaban muy satisfechos», argumenta el responsable EDF. La obra empieza entonces.

Dos meses de implantación del programa de gestión de las garantías

Después de muchos procesos internos para asegurarse de la seguridad y de la fiabilidad del programa Fairways Guarantees, firmaron el contrato a finales de agosto 2016. Los equipos de Jérémy Roublique y los consultores de Finance Active empiezan entonces la fase concreta del proyecto. Talleres, personalización de la herramienta, períodos de sesiones de capacitación presenciales y a distancia… en menos de dos meses, Fairways Guarantees fue adaptado, integrado, iniciado y adoptado por los 15 primeros usuarios de siete filiales diferentes. «Durante todo el proyecto, los expertos de Finance Active nos ayudaron a personalizar el programa para que respondiera a nuestras necesidades. Era primordial para nosotros que los usuarios no tuvieran que cambiar totalmente sus costumbres de un día para otro, mejorando al mismo tiempo los procesos de manera significativa. Así, añadimos los códigos organismos contables que explotamos con EDF SA, para diferenciar y refacturar las filiales y las unidades», se congratula Jérémy Roublique.

Ahorro de tiempo considerable para los tesoreros de EDF

Y los resultados son inmediatos: «Muy rápidamente, observamos cuánto tiempo ganábamos sobre cada tratamiento de garantías con la herramienta. Así, hacemos ahora la gestión de las comisiones bancarias con nuestras filiales de manera fluida y transparente. Podemos incluso automatizar algunos correos bancarios. Por mi parte, pude configurar informes precisos y personalizados. Lo que antes me pedía una larga manipulación con hojas de cálculo se hace ahora con un solo clic», detalla el responsable EDF.

Pero la solución de gestión de las fianzas ofrece otra ventaja, según Jérémy Roublique. «Aumentamos muchísimo nuestra visibilidad sobre nuestro saldo pendiente de Grupo y sobre la gestión de nuestras líneas. Analizamos de un vistazo las garantías por proyecto y podemos ahora trazar con una mayor eficacia las comisiones bancarias, en particular en caso de implementaciones de garantías con los bancos locales, obligatorias en algunos países», continua Jérémy Roublique.

Hacia un programa central para EDF

Con tantos buenos resultados, EDF deciden extender poco a poco la solución. «Tras una retroalimentación muy positiva de los usuarios a principios de 2017, empezamos ahora una segunda ola con Fairways Guarantees. Extenderemos el programa de gestión de las garantías a muchas otras filiales», anticipa Jérémy Roublique. Para ganar aún más visibilidad y una mejor difusión de la información en el Grupo.