SPIE centraliza la gestión de casi 16 500 garantías gracias a Finance Active

Desde 2007, SPIE, el líder europeo independiente de los servicios multi-técnicos en los sectores de la energía y de las comunicaciones, realizó más de una centena de adquisiciones. En este contexto, gestionar más de 800 millones de euros de garantías resulta imposible sin una verdadera solución profesional.

«Con nuestra profesión de instalador, tenemos que gestionar las garantías durante todo el ciclo de vida de nuestros contratos», explica a continuación Théophile Halley, Director de la Tesorería y de la Financiación de SPIE. Pagos de anticipos, adelanto, buen final del contrato, pago de los subcontratistas… el grupo SPIE y sus filiales emiten garantías por toda Europa. Además, con la realización de este importante programa de adquisiciones, el grupo debe integrar cada vez nuevas líneas de garantías, bajo la égida de la empresa matriz.

Para gestionar este creciente volumen de garantías, SPIE se equipó con una solución desarrollada específicamente, hace más de doce años. «Esta herramienta ha quedado rápidamente obsoleta. Nuestra Dirección Informática preconizaba soluciones del mercado en modo SaaS – más fáciles de mantener y más protegidas –, y nuestra solución dejaba entonces de cumplir esos criterios. Además, con nuestra salida a bolsa en 2015, estábamos frente a una nueva obligación de sacar informes regulares. Nuestra solución no nos permitía seguir el ritmo, ya que los informes salían con un mes de desfase – por culpa del tiempo necesario para recopilar los datos procedentes de bases descentralizadas y consolidarlos», detalla el director de la Tesorería y de la Financiación.

Elegir la ergonomía y la seguridad

Frente a estos retos, los equipos de SPIE tratan de adquirir un nuevo programa de gestión de las garantías. Por eso, deciden hacer una licitación e incluir, desde el principio del proyecto, una docena de usuarios representantes de las principales filiales del grupo. Entre los editores de programas que se presentan, el grupo de trabajo distingue muy rápidamente la solución de Finance Active: «Hubo un consenso muy rápido sobre Fairways Guarantees. Los usuarios fueron encantados por la ergonomía de la solución y la posibilidad de añadir documentos anexos como los contratos. A la Dirección Informática les gusto el modo SaaS, y las respuestas muy precisas de Finance Active sobre nuestros criterios de seguridad. Además – y era un punto fundamental para nosotros – Fairways Guarantees nos permitía importar nuestros cerca de 12 000 garantías administradas entonces, sin perder ninguna información», explica Théophile Halley.

Superar los desafíos con Finance Active

Tras haber tomado su decisión, los equipos de SPIE y de Finance Active empiezan a trabajar sobre el despliegue de la solución. Pero se enfrentan a enormes desafíos. «Nuestro primero reto consistió en limpiar nuestra base de datos anterior. Posteriormente, las adquisiciones del grupo siguiendo durante todo el proyecto, tuvimos que añadir las garantías de las filiales adquiridas. Por ejemplo, nuestra última gran adquisición representó un volumen de 250 millones de euros de garantías que deben tenerse en cuenta. En este contexto, los expertos de Finance Active han sido de gran ayuda para encontrar soluciones técnicas», recuerda Théophile Halley. Los equipos de SPIE y de Finance Active superan tantos desafíos qui terminan, a finales de 2017, el despliegue de la herramienta Fairways Guarantees para un gran parte de las filiales francesas, antes de ocuparse de las otras filiales europeas del grupo en 2018.

Primeras economías tangibles para mejorar la gestión las garantías

Y las primeras economías se manifiestan. «Ganamos ahora muchísimo tiempo cuando tenemos que hacer informes preconfigurados, en tiempo real. Podemos también realizar operaciones complejas como el control de los saldos de manera centralizada y de los gastos bancarios, pero también la gestión de los levantes, que antes podía hacernos perder dinero», se congratula el director de la Tesorería y de la Financiación.