Razel-Bec : comment gérer les garanties d’une entreprise mondiale de travaux publics ?

Lorsque que l’on est une entreprise internationale dans le secteur des travaux publics, avec des chantiers dans le monde entier, il convient pour obtenir des liquidités (avance de démarrage) et ne pas être prélevé de retenue financière bloquée jusqu’à un an après les travaux (retenue de garantie) de mettre en place plusieurs cautions et garanties. La tâche peut vite se transformer en casse-tête.

« Par nature, notre activité de travaux publics nécessite deux cautions par projet minimum », explique Virginie Gilbon, trésorier groupe chez Razel-Bec. Si l’on ajoute à cela des contre-garanties (émises entre les entreprises de travaux publics) et des constructions dans une dizaine de pays, on saisit dès lors l’ampleur de la tâche pour l’équipe de Virginie Gilbon. Au final, ce ne sont pas moins de 1 500 garanties d’avance de démarrage, de bonne fin, retenues de garantie et contre-garanties que ses équipes doivent centraliser. De quoi donner le tournis lorsqu’il s’agit de calculer l’encours.

Pour ajouter à la complexité, la gestion des garanties se fait à travers une base « Access » uniquement accessible des serveurs du siège. Conséquence : les neuf filiales de Razel-Bec émettrices de cautions ont du mal à connecter leurs informations.

En quête d’une solution globale de gestion des garanties

Partant de ce constat, l’Entreprise Razel-Bec décide, fin 2015, de se doter d’une solution globale construite autour d’une base de données unique. « Nous avons d’abord pensé à développer notre propre outil au sein du groupe. Mais cela s’est vite révélé complexe et coûteux. Par conséquent, nous avons analysé les différentes solutions présentes sur le marché », se souvient la trésorier groupe.

Immédiatement, Razel-Bec fait face à une difficulté majeure : trouver un outil qui aille jusqu’à inclure la gestion des contre-garanties, indispensable à son activité. « Nous avions le choix entre des solutions lourdes et complexes à prendre en main et des outils qui ne prenaient pas en compte les contre-garanties. Seule Finance Active a su nous proposer un logiciel de gestion des garanties à la fois ergonomique et adapté à notre métier », relate Virginie Gilbon.

Un logiciel de gestion des garanties en moins de trois mois

En décembre 2015, le projet Fairways Garanties débute sur les chapeaux de roues chez Razel-Bec. Les experts de Finance Active commencent par adapter l’outil aux spécificités du groupe de travaux publics : « Notre organisation est composées de business units (BU), elles-mêmes regroupées en “agences” ou établissements comptables. Il était fondamental que cette distinction apparaisse dans l’outil, en plus de la gestion des contre-garanties », détaille la trésorière.

Une fois ce travail effectué, un nouveau chantier démarre pour les équipes de Razel-Bec et de Finance Active : « Nous avons intégré dans Fairways Garanties l’ensemble de l’historique de nos données sous forme de tableaux Excel. Tout le défi a ensuite consisté à vérifier l’intégrité et l’exactitude des données après la migration. Cela s’est fait de façon extrêmement rapide et facile pour un projet d’une telle ampleur », raconte Virginie Gilbon.

Prochaine étape : former les utilisateurs. Les quatre collaborateurs de Virginie Gilbon sont d’abord initiés à l’outil avant que la formation soit étendue aux quelque 50 utilisateurs de Razel-Bec : « La prise en main de Fairways Garanties est très rapide. L’outil est fluide, ergonomique, si bien que nous avions peu de questions durant les formations », se souvient la trésorière. L’outil est finalement déployé en février 2016, soit moins de trois mois après le début du projet.

Centraliser et optimiser la gestion des garanties

Un an après, quels sont les résultats observés chez Razel-Bec ? « Aujourd’hui, nous avons gagné un temps considérable dans notre travail quotidien. Nous éditons des reportings en quelques clics et pouvons consulter d’un coup d’œil le montant des commissions bancaires alors que cela nous demandait auparavant de savants calculs », se réjouit Virginie Gilbon. Et c’est sans compter la facilité avec laquelle les différentes filiales et utilisateurs collaborent désormais : « Nous partageons une base commune, sommes notifiés par e-mail lorsqu’un mouvement advient sur une caution et n’avons plus besoin de jongler entre les outils pour obtenir une information », décrit la trésorier groupe. Des résultats positifs qui séduisent puisque la maison-mère de Razel-Bec, le groupe Fayat, est également intéressée par Fairways Garanties.