Une gestion des garanties en un clic pour le groupe Club Med

37 filiales et une multitude de garanties
à gérer

Le Club Med gère près de 300 garanties (émises et reçues) qui peuvent être liées par exemple au transport, aux loyers, aux agences de voyage… Chaque année en moyenne le Groupe met en place et procède à la mainlevée d’une vingtaine de garanties et gère également 15 à 20 augmentations/diminutions du montant de ces dernières. Ces engagements financiers, nécessaires au fonctionnement des 6 business units ou 37 filiales, sont centralisés en termes de suivi et d’émission. Sans outil adapté, le traitement de ce flux de données devenait de plus en plus compliqué et la fiabilité des informations remise en question. Comme l’explique Juliette Sapène, analyste trade finance pour Club Med, il fallait trouver un outil de simplification : « Au départ, toutes les données liées aux garanties étaient compilées sur Excel avec d’un côté, les engagements donnés et de l’autre les engagements reçus. Mais les pertes de temps étaient énormes et les informations pas toujours fiables ! De plus, nous n’avions aucun historique. »

Gérer les garanties bancaires mais
pas que…

C’est dans ce contexte que l’équipe s’est mise à la recherche d’un logiciel capable de simplifier la gestion des garanties devenue trop laborieuse, incomplète et chronophage. L’alternative bancaire ? Elina Fuentes, Trésorier Responsable des engagements chez Club Med, la juge incomplète : « la plupart des solutions proposées étaient en lien avec les garanties bancaires, mais ne prenaient pas en compte les garanties corporate, notamment celles émises pour nos filiales ». Club Med se tourne finalement vers la plate-forme Fairways Garanties développée par Finance Active.

Un reporting fiable en quelques clics

Flexible et intuitif, Fairways Garantie s’accorde au plus près des besoins de Club Med et s’adapte à la complexité de sa structure business et juridique organisée en business units et en filiales. De plus, la plate-forme permet d’établir des reportings sur mesure, tout en respectant les impératifs règlementaires : « pour des demandes ponctuelles, nous pouvons désormais extraire en deux minutes un tableau de reporting fiable. Auparavant avec Excel, cette tâche pouvait nécessiter près de deux jours de travail, pour des résultats plus ou moins fiables », se souvient Elina Fuentes.

Au final, seulement deux mois se sont écoulés entre la signature du contrat et la mise en place de la plate-forme. « Tout s’est très bien déroulé. L’équipe de Finance Active s’est montrée très présente tout au long de la mise en place de la plateforme et encore aujourd’hui ses experts répondent rapidement à nos demandes » se félicite Juliette Sapène.

Des économies à la clé…

Avec Fairways Garanties, le groupe Club Med optimise ses coûts en diminuant les commissions bancaires, avec la possibilité de savoir, au centime près, si une facture comporte une erreur ou non. De plus, grâce à une notification reçue par mail quelques jours avant l’échéance d’une garantie, la plateforme permet d’anticiper les mainlevées des garanties, permettant ainsi d’éviter les sur-commissions, dont le coût peut s’avérer particulièrement important pour le groupe.

Le prochain défi des équipes du Club Med ? Étendre l’utilisation de Fairways Garanties à plusieurs business units. Pour ces structures, de nouveaux champs d’action, parfaitement adaptés, seront alors spécifiquement définis.

Encadré : Le groupe Club Med en chiffres

Fondé en 1950 par Gérard Blitz, Club Med est l’inventeur du concept de club de vacances tout compris et de l’encadrement des enfants, avec la création du Mini Club en 1967.
Toujours guidé par un esprit pionnier, Club Med est un véritable découvreur de destinations et de sites exceptionnels. Club Med est aujourd’hui le leader mondial des vacances tout compris haut de gamme, au savoir-faire français, à destination des familles et des couples actifs. Le groupe exploite un parc de près de 70 Resorts constitué à près de 8 5% de Resorts 4 et 5 Tridents. La stratégie actuelle du Club Med repose sur 3 piliers essentiels : haut de gamme, globale et « happy digital ».

Secteur d’activité(s)
  • Tourisme
Besoin(s)
  • Gestion des garanties
Solution(s)
  • Fairways Garanties
Bénéfice(s)
  • Gagner en visibilité sur la gestion des garanties
  • Fiabiliser et centraliser les données
  • Réduire les traitements manuels