SPIE centralise la gestion de près de 16 500 garanties grâce à Finance Active

Depuis 2007, le leader européen indépendant des services multitechniques dans les domaines de l’énergie et des communications SPIE a effectué plus d’une centaine d’acquisitions. Dans ce contexte, gérer plus de 800 millions d’euros de garanties devient une gageure que seule une solution professionnelle peut relever.

« Notre métier d’installateur nous contraint à gérer des garanties tout au long du cycle de vie de nos contrats », explique d’emblée Théophile Halley, Directeur de la Trésorerie et du Financement de SPIE. Avance de démarrage, acompte, bonne fin du contrat, paiement des sous-traitants… à chaque fois, le groupe SPIE et ses filiales émettent des garanties dans toute l’Europe. De plus, avec la réalisation de cet important programme d’acquisitions, le groupe doit à chaque fois, intégrer de nouvelles lignes de garanties dans le giron de la maison-mère.

Pour gérer ce volume croissant de garanties, SPIE s’est équipée d’une solution développée sur mesure, il y a plus d’une dizaine d’années. « Cet outil est rapidement devenu obsolète. Notre Direction Informatique préconisant des solutions du marché en mode SaaS – plus simples à maintenir et plus sécurisées –, notre solution ne répondait plus à ces critères. De surcroît, après notre introduction en bourse de 2015, nous faisions face à une nouvelle contrainte de reportings réguliers. Notre solution ne nous permettait pas de suivre le rythme puisque les rapports étaient établis avec un mois de décalage, le temps de collecter les données issues de bases décentralisées puis de les consolider », détaille le Directeur de la Trésorerie et du Financement.

Le choix de l’ergonomie et de la sécurité

Face à ces challenges, les équipes de SPIE décident de se doter d’un nouveau logiciel de gestion des garanties. Pour y parvenir, elles décident de passer un appel d’offres et d’inclure, dès le début du projet, une dizaine d’utilisateurs représentants des principales filiales du groupe. Et parmi les éditeurs de logiciels auditionnés, le groupe de travail distingue très vite la solution de Finance Active : « Fairways Garanties a très rapidement fait consensus. Les utilisateurs ont été séduits par l’ergonomie de la solution et par la possibilité d’ajouter des documents annexes comme les contrats. La Direction Informatique a, quant à elle, apprécié le mode SaaS ainsi que les réponses très précises de Finance Active à nos critères de sécurité. De plus – et il s’agissait d’un point essentiel pour nous – il était possible avec Fairways Garanties d’importer nos quelque 12 000 garanties gérées alors sans perdre la moindre information », explique Théophile Halley.

Surmonter les défis avec Finance Active

Une fois leur choix arrêté, les équipes de SPIE et de Finance Active s’attèlent au déploiement de la solution. Mais des défis de taille se posent sur leur chemin. « Notre premier challenge a consisté à nettoyer notre base de données précédente. Par la suite, les acquisitions du groupe se poursuivant au fil du projet, nous avons dû ajouter les garanties des filiales acquises. Pour exemple, notre dernière grande acquisition a représenté un volume de 250 millions d’euros de garanties à prendre en compte. Dans ce contexte, les experts de Finance Active ont été d’une aide précieuse pour trouver des solutions techniques », se souvient Théophile Halley. Autant de défis que relèvent les équipes de SPIE et de Finance Active qui finissent, fin 2017, le déploiement de l’outil Fairways Garanties sur une grande partie des filiales françaises, avant de s’attaquer aux autres filiales européennes du groupe en 2018.

De premiers gains tangibles pour mieux gérer les garanties

Et déjà, les premiers gains se font ressentir. « Nous gagnons un temps précieux pour effectuer des reportings pré-paramétrés, en temps réel. En outre, nous sommes désormais en mesure de réaliser des opérations complexes comme le contrôle des encours en centralisé, des frais bancaires ainsi que la gestion des mains levées qui pouvaient, par le passé, nous faire perdre de l’argent », se réjouit le Directeur de la Trésorerie et du Financement.

Secteur d’activité(s)
  • Énergie et télécommunications
Besoin(s)
  • Gestion des garanties
Solution(s)
  • Fairways Garanties
Bénéfice(s)
  • Un gain de temps dans l’émission des reportings
  • Une satisfaction accrue des utilisateurs
  • De plus larges possibilités de contrôles des encours