Razel-Bec: ¿Cómo gestionar las garantías de una empresa mundial de obras públicas?

En una empresa internacional del sector de las obras públicas, con construcciones por todo el mundo, tenemos que implementar varias fianzas y garantías para poder obtener liquidez (pagos de anticipos) y no tener una retención financiera bloqueada hasta un año después de las obras (retención de garantía). Puede rápidamente convertirse en un rompecabezas.

«Por sí, nuestra actividad de obras públicas necesita dos fianzas por proyecto, como mínimo», explica Virginie Gilbon, tesorera del grupo en Razel-Bec. Si añadimos las contragarantías (emitidas entre las empresas de obras públicas) y las construcciones en una docena de países, se comprende pues la magnitud de la tarea para el equipo de Virginie Gilbon. Al final, son más de 1 500 garantías de pagos de anticipos y de buen fin, de retenciones de garantía y de contragarantías que sus equipos deben centralizar. Todo eso puede dar miedo a cualquiera cuando hay que calcular el saldo pendiente.

Como si no era bastante complicado, la gestión de las garantías se hace mediante una base “Access” accesible solo desde los servidores de la sede. Consecuencia: las nueve filiales de Razel-Bec que emiten fianzas tienen problemas para conectar sus informaciones.

Buscando una solución global de gestión de las garantías

A partir de esta constatación, la empresa Razel-Bec decide adquirir una solución global construida alrededor de una base de datos única, a finales de 2015. «Primero, hemos pensado en crear nuestra propia herramienta en el grupo. Pero esa idea resultó rápidamente compleja y costosa. Hemos entonces analizado las distintas soluciones presentes en el mercado», recuerda la tesorera del grupo.

Inmediatamente, Razel-Bec se enfrenta a un problema fundamental: encontrar una herramienta que incluye la gestión de las contragarantías, indispensable para su actividad. «Teníamos que elegir entre soluciones pesadas y difíciles de manejar y herramientas que no incluían las contragarantías. Finance Active era la única empresa que nos propuso un programa de gestión de garantías no solo ergonómico, sino también adaptado a nuestro trabajo», relata Virginie Gilbon.

Un programa de gestión de las garantías en menos de tres meses

En diciembre de 2015, el proyecto Fairways Guarantees empieza a todo marcha en Razel-Bec. Los expertos de Finance Active comienzan con adaptar la herramienta a las especificidades del grupo de obras públicas: «Nuestra estructura se compone de unidades empresariales, organizadas en “agencias” o centros contables. Esa distinción tenía pues que aparecer en la herramienta, además de la gestión de las contragarantías», detalla la tesorera.

Cuando terminó ese trabajo, los equipos de Razel-Bec y de Finance Active empiezan una nueva obra: «Hemos integrado en Fairways Guarantees todo el historial de nuestros datos en forma de tablas Excel. Empezó entonces la parte más compleja: comprobar la integridad y la exactitud de los datos tras la migración. Pero todo eso se hizo de manera muy rápida y sencilla para un proyecto de tal envergadura», cuenta Virginie Gilbon.

Próximo paso: formar los usuarios. Los cuatro colaboradores de Virginie Gilbon fueron primero iniciado en la herramienta antes de que la formación se extendiera a los casi 50 usuarios de Razel-Bec: «El control de Fairways Guarantees es muy rápido. La herramienta es fluida, ergonómica, y teníamos entonces pocas preguntas durante las formaciones», recuerda la tesorera. La herramienta es finalmente desplegada en febrero de 2016, es decir, menos de tres meses después del principio del proyecto.

Centralizar y optimizar la gestión de las garantías

Después de un año, ¿qué resultados observaron en Razel-Bec? «Hoy en día, hemos ganado muchísimo tiempo en nuestro trabajo diario: editamos informes con unos pocos clics, y podemos ver, de un vistazo, el importe de las comisiones bancarias – cuando se necesitaba antes cálculos complejos», se congratula Virginie Gilbon. Sin contar la facilidad con que las distintas filiales y los usuarios colaboran ahora: «Compartimos una base común, recibimos un e-mail para indicarnos un nuevo movimiento sobre una fianza, y ya no necesitamos hacer malabares con las distintas herramientas para obtener una información», describe la tesorera grupo. Resultados positivos muy atractivos, ya que la casa-madre de Razel-Bec, el grupo Fayat, se interesa también por Fairways Guarantees.

Sector de actividad
  • Energía
Necesidades
  • Gestión de las garantías
Soluciones
  • Fairways Guarantees
Beneficios
  • Colaboración facilitada entre las filiales
  • Ahorro de tiempo en la gestión de las fianzas
  • Programa centralizado para el grupo