Una gestión de las garantías con un solo clic para el grupo Club Med

37 filiales y una multitud de garantías para gestionar

El Club Med gestiona casi 300 garantías (emitidas y cobradas) que puedan estar relacionadas con, por ejemplo, el transporte, los alquileres, las agencias de viajes… Cada año, en promedio, el grupo establece y procede a la cancelación de una veintena de garantías y gestiona también 15 a 20 aumentos/disminuciones del importe de esas últimas. Estas obligaciones financieras, necesarias para el funcionamiento de las 6 unidades empresariales o 37 filiales, están centralizadas en lo que se refiere al seguimiento y a la emisión. Sin una herramienta apropiada, el tratamiento de este flujo de datos se estaba volviendo cada vez más complicado y la fiabilidad de las informaciones se cuestionaba. Como lo explica Juliette Sapène, Analista de Financiación Comercial para el Club Med, era necesario encontrar una herramienta de simplificación: «Al principio, todos los datos sobre las garantías se compilaban en Excel: por un lado, los compromisos facilitados, y por el otro, los compromisos cobrados. Perdíamos muchísimo tiempo y ¡las informaciones que salían no eran siempre fiables! Además, no teníamos ningún historial.»

Gestionar las garantías bancarias, pero no sólo…

Este es el contexto en el que el equipo empieza a buscar un programa capaz de simplificar la gestión de las garantías, que se había vuelto demasiado laboriosa, incompleta y que consumía muchísimo tiempo. ¿La alternativa bancaria? Elina Fuentes, Tesorero Responsable de los compromisos en el Club Med, la considera incompleta: «la mayoría de las soluciones propuestas se referían a las garantías bancarias, pero no tenían en cuenta las garantías corporativas, en particular las emitidas por nuestros filiales». Club Med elige finalmente la plataforma Fairways Guarantees desarrollada por Finance Active.

Un informe fiable con unos pocos clics

Flexible e intuitivo, Fairways Guarantee se ajusta al máximo a las necesidades del Club Med y se adapta a la complejidad de su estructura empresarial y jurídica organizada en unidades empresariales y en filiales. Además, la plataforma permite crear informes personalizados, y respetar al mismo tiempo los requisitos reguladores: «Para solicitudes puntuales, podemos ahora obtener en dos minutos una tabla de informe fiable. Antes, con Excel, esta tarea podía necesitar casi dos días de trabajo, para resultados más o menos fiables»recuerda Elina Fuentes.

Al final, han transcurrido solo dos meses entre la signatura del contrato y la implantación de la plataforma. «Todo salió bien. El equipo de Finance Active fue muy presente durante toda la implantación de la plataforma y, todavía hoy, sus expertos contestan rápidamente a nuestras solicitudes», se congratula Juliette Sapène.

Objetivo: Hacer economías…

Con Fairways Guarantees, el grupo Club Med optimiza sus costes disminuyendo las comisiones bancarias, porque se puede ahora determinar, hasta el último centavo, si hay un error en una factura o no. Además, algunos días antes del vencimiento de una garantía, la plataforma envía una notificación por e-mail, lo que permite anticipar las cancelaciones de las garantías. Así evitan las super comisiones, que podían generar costes considerables para el grupo.

¿El próximo desafío de los equipos del club Med? Extender el uso de Fairways Guarantees a muchas unidades empresariales. Para esas estructuras, nuevos ámbitos de acción, perfectamente apropiados, serán entonces específicamente definidos.

Recuadro: El grupo Club Med en cifras

Fundado en 1950 por Gérard Blitz, el Club Med es el inventor del concepto del club de vacaciones todo incluido y del cuidado de los niños con la creación del Miniclub en 1967.
Guiado siempre por un espíritu pionero, Club Med es un verdadero descubridor de destinaciones y de sitios excepcionales. Club Med es hoy en día el líder mundial de las vacaciones todo incluido de alta gama, con el saber hacer francés, para las familias y las parejas activas. El grupo explota un parque de casi 70 hoteles, constituido de casi 85% de resorts 4 y 5 Tridentes. La estrategia actual del club Med se basa en 3 pillares esenciales: alta gama, global y «happy digital».

Sector de actividad
  • Turismo
Necesidades
  • Gestión de las garantías
Soluciones
  • Fairways Guarantees
Beneficios
  • Mejora visibilidad con la gestión de las garantías
  • Datos fiables y centralizados
  • Reducción de los tratamientos manuales